Trends & Innovationen

Projektbesprechungen ohne Reiseaufwand

22.09.2009

Kommunikation: Im Muster- und Formenbau ist eine gute Auftragsbesprechung wesentlich für eine erfolgreiche Auftragsabwicklung. Martin Geiger von Coachulting präsentiert Erkenntnisse aus einem europäischen Forschungsprojekt zu Telekooperationen, die hochwertige Besprechungen auch ohne Reiseaufwand ermöglichen.

FreedomMissverständnisse in der Kommunikation sind oft der Grund für Probleme bei der Abwicklung eines Auftrags. So entstandene Fehler bei Prototypen oder Formeinsätzen verursachen teure und zeitintensive Überarbeitungen oder Neuanfertigungen. Dann fragt man sich oft, warum man nicht vorher zusammen kam und alles ausführlich besprochen hat.

Auf der anderen Seite ist eine direkte Kommunikation für mindestens eine Seite mit Zeitaufwand für die Reise verbunden, was sich auch auf die Projektkosten niederschlägt. Oft müssen auch Probleme schnell besprochen werden, und eine Fahrt zum Partner ist nicht mehr machbar. Teilziel in dem vom Fraunhofer IAO koordinierten und von der Europäischen Union geförderten F&E Projekt CoVES (Collaborative Virtual Engineering for SMEs – www.coves-project.org) war die Entwicklung von Methoden und Werkzeugen für eine Kommunikation über das Internet, die qualitativ möglichst nahe an eine lokale Besprechung kommt. Man möchte die Gesprächspartner sehen und hören, die gleichen Gesprächsgegenstände im Blickfeld haben, die gleichen Folien, Texte oder CAD-Daten am Bildschirm zur Verfügung haben.

Wesentliches Werkzeug für diese Anwendung ist die vom Projektpartner CeTIM entwickelte Plattform. Die Software wurde konzipiert für klein- und mittelständische Unternehmen, die in einem gemeinsamen Projekt über größere Distanzen einen häufigen Kommunikationsbedarf haben. Das eigentliche System läuft bei einem Betreiber. Die Teilnehmer an

den Internetbesprechungen müssen bei der ersten Nutzung per Anklicken eines Links die Software auf Ihrem Rechner installieren oder vom IT-Beauftragten installieren lassen.Coachulting_2

Der wesentliche Vorteil im Vergleich zu sonstigen Audio-Video-Konferenzen besteht darin, dass verschiedene Anwendungen im System integriert sind, die gemeinsam verwendet werden können. So kann zum Beispiel eine Person eine Desktopanwendung wie Word, Powerpoint oder Acrobat Reader öffnen und die anderen Partner haben dieselbe Anwendung auf dem Bildschirm. Im Projekt wurde auch ein CAD System und eine FEM-Software integriert, so dass CAD-Zeichnungen und Simulationen mit der gleichen Perspektive besprochen werden können, wobei wie bei einer Besprechung in einem Raum mit Beamer jeweils eine Person das System bedient.

Hohe Kommunikationsqualität

Aufgabe der cirp GmbH im Projekt war es, diese Anwendung hinsichtlich ihrer Nutzung im Muster- und Formenbau zu untersuchen. Hierbei wurden zunächst intern und mit gut bekannten Partnern Problembesprechungen simuliert. Hierbei hält man sich möglichst an den gleichen Ablauf wie bei Besprechungen in einem Raum. Ein Gesprächsleiter startet eine Anfrage zu möglichen Terminen, trägt dann für den geeigneten Zeitraum einen virtuellen Raum im System ein und versendet die Zugriffsdaten an die Gesprächspartner. Da eine direkte Umleitung des eigenen Bildschirms in ein Fenster der Partner möglich ist, können neue Anwender einfach in das System eingeführt werden.

Coachulting_3Die Kombination der integrierten Anwendungen mit der Videoübertragung ermöglicht eine deutlich höhere Kommunikationsqualität als mit klassischen Mitteln wie Telefon, Fax oder E-Mail. Insbesondere die Kamera kann eingesetzt werden, um an Bauteilen oder Formeinsätzen Details oder notwendige Änderungen zu besprechen. Wird das Ganze über ein Notebook betrieben, kann man sogar im Werkstattbereich den Fertigungsprozess zeigen. Allerdings zeigte sich im Projekt schnell, dass die niedrige Auflösung normaler Webkameras die Anwendungen begrenzen. Geeigneter sind etwas höher auflösende Kameras mit Stativ. Für die jeweils optimale Einstellung der Bildübertragungsrate, Auflösung und Größeneinstellung des Videofensters benötigt man etwas Übung. Für Anwendungen im Rapid Prototyping wäre auch noch die Integration eines STL-Viewers nützlich. Ideal wäre, wenn man Kommunikations-Notebooks mit vorinstallierter Standard-Software bei Telekommunikationsprovidern kaufen könnte. Diese könnten Server für virtuelle Räume mit verschiedenen Kostenmodellen bereitstellen. Man könnte solch ein Kommunikations-Notebook als modernes, funktional erweitertes Mobiltelefon sehen, das für das Unternehmen oder die Abteilung angeschafft wird. Die Kosten für ein Einstiegsequipment liegen bei rund 1300 Euro. Die Investition hat sich somit bereits mit der Vermeidung von wenigen Reisen gelohnt.
Allerdings: Ein direkter Kontakt wird immer eine bessere Qualität haben – und sich auch mit hochwertiger Technik nicht völlig ersetzen lassen.


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